V-RETI (ex AGSM)

L'AZIENDA

Dal 1898, anno di fondazione della prima Azienda Elettrica Comunale,  AGSM assicura alla città di Verona la disponibilità di servizi essenziali, motori di crescita sociale e sviluppo industriale. AGSM ha acquisito nel tempo una profonda conoscenza del mercato in cui opera e delle esigenze dei suoi clienti che le hanno permesso di diventare un punto di riferimento nel territorio per la varietà della sua offerta. L’attività del Gruppo AGSM è oggi caratterizzata dall’erogazione dei servizi energia elettrica, illuminazione pubblica, gas e teleriscaldamento, gestione energetica degli edifici, trattamento dei rifiuti solidi urbani, telecomunicazioni e cartografia e comprende sia la gestione operativa degli impianti tecnologici sia le operazioni di rapporto tecnico commerciale con la clientela come la preventivazione dei lavori, la gestione dei contratti e degli allacciamenti, la misurazione dei consumi e la relativa fatturazione. Grazie alla capacità di evoluzione, AGSM è oggi una delle principali aziende multiservizi d’Italia. AGSM è una società per azioni la cui proprietà è del Comune di Verona nel 100 per cento delle quote. AGSM è socio Confindustria.

Il Gruppo AGSM è principalmente impegnato nella produzione, vendita e distribuzione di energia elettrica e gas, nella produzione, distribuzione e vendita di calore tramite reti di teleriscaldamento ed infine nel recupero del contenuto energetico dei rifiuti attraverso un impianto di termovalorizzazio-ne.

Inoltre la società gestisce le attività relative all’illuminazione pubblica, ai servizi di videosorveglianza e alla gestione dei servizi di trasmissione dati e accessi ad internet. AGSM Distribuzione S.p.A. garantisce la distribuzione di energia elettrica e gas ottimizzando la gestione delle reti, provvedendo ad allacciare i clienti finali alla rete e a tutte quelle operazioni che sono connesse alla gestione dell’impianto del gas e dell’energia elettrica fino al contatore (attivazioni e disattivazioni delle forniture, spostamenti di contatori, ecc), assicurando l’efficienza dei sistemi di misura e garantendo il rispetto dei livelli di qualità tecnica del servizio.

IL CONTESTO

L’introduzione del Software RETI nel contesto operativo di AGSM nasce a seguito di un’attenta analisi sulle perfomance inerenti la gestione dei processi di allocazione del gas e di fatturazione dei servizi di distribuzione del gas e dell’energia elettrica, assistendo sul campo a dimostrazioni delle funzionalità e dell’operatività collegate a tale sistema gestionale, direttamente presso altre Aziende della Distribuzione.

AGSM ha individuato nel Software RETI uno strumento idoneo per la gestione delle attività inerenti ai servizi di distribuzione nella loro totalità, ritenendolo più adatto del precedente sistema gestionale sia in termini di performance che di utilizzabilità relativamente allo svolgimento degli adempimenti normativi previsti dall’Autorità per l’energia elettrica e il gas.

Nel 2010 è avvenuto lo start up per il processo di allocazione del gas e successivamente sono stati pianificati gli sviluppi previsti per la gestione di altri processi, legati al CRM, pronto intervento, prestazioni commerciali, etc. Parallelamente AGSM ha previsto una prima fase di pianificazione delle operazioni strategiche al fine di implementare il processo di fatturazione, avviato definitivamente nel mese di Ottobre 2011. Tale progetto è stato avviato in tempi rapidi al fine di garantire un utilizzo immediato dell’operatività del processo, andando a sostituire integralmente il precedente sistema gestionale.

Ad oggi il Software è utilizzato a regime e garantisce un livello performante della gestione delle attività collegate al servizio di distribuzione, aderendo integralmente a quanto previsto dall’inquadramento normativo dell’attuale periodo regolatorio.

Il Dott. Matteo Licciardi, referente per l’attività di allocazione del gas e di fatturazione del servizio di energia elettrica e gas, ci parla dalla genesi dell’introduzione della Soluzione Software di Terranova nel proprio contesto operativo.

IL PROGETTO

“Una delle criticità affrontate da AGSM, con particolare riferimento all’introduzione dell’unbundling funzionale all’interno della propria organizzazione, riguarda la fatturazione massiva su tutta la rete di distribuzione. L’implementazione del Software RETI ha permesso di centralizzare tale operatività su un unico sistema e con un’unica elaborazione, introducendo di conseguenza un’ ottimizzazione del processo di fatturazione.
Attraverso l’adozione di tale piattaforma i processi di fatturazione relativi a voci diverse dal servizio di trasporto, quali i preventivi, le prestazioni commerciali, gli indennizzi, le compensazioni tariffarie (cd bonus sociale), il corrispettivo tariffario specifico, sono confluiti all’interno di un’elaborazione unica all’interno del Sistema stesso, ottimizzando così le performance operative e migliorando sensibilmente i tempi di utilizzo.
In merito al calcolo dei consumi, il Software RETI permette di gestire i dati di misura rilevati ai fini della fatturazione, solo una volta completato il processo di validazione internamente al sistema, contrariamente a quanto effettuato dal sistema precedentemente utilizzato da AGSM che implicava il rischio di includere in fattura rilevazioni ancora non processate.
Un altro elemento caratterizzante delle attività di competenza dell’ufficio fatturazione di AGSM Distribuzione è stato la gestione dell’assicurazione dei clienti finali civili del gas. Il Software RETI consente di effettuare i conteggi dell’acconto e del consuntivo in modo automatizzato, abbandonando l’esportazione e il calcolo dei dati extra sistema che invece prevedeva il sistema precedente.
Il portale previsto da RETI permette la consultazione ed il download diretto dei documenti di fatturazione, oltre che dei dati di misura, permettendo un interfacciamento e un canale di comunicazione immediato ed evoluto con le società di vendita relativamente allo scambio di dati inerenti la fatturazione e la misura.
Altro aspetto critico riguarda gli storni delle fatture che sul precedente sistema si rendevano necessari sulle singole forniture, gestiti onerosamente sia in termini di risorse che di tempo, inefficienza superata attraverso l’implementazione del Software RETI che prevede una gestione disgiunta in modalità semplificata del processo di storno da quello della relativa attività di rettifica dei dati di misura.
La produzione dell’analitico di fatturazione risultava definito in unica modalità dal precedente partner informatico. Nell’iter di processo si è rivelato inappropriato e ha subìto ripetuti cambiamenti, portando a disservizi e ritardi nei tempi di fatturazione e dei pagamenti, dato che le società di Vendita hanno dovuto più volte adeguare i propri strumenti per permettere l’importazione all’interno del proprio sistema. Tale aspetto è stato integralmente gestito dalla piattaforma RETI che, sulla scorta dell’esperienza di TERRANOVA, produce un analitico che rappresenta uno strumento di trasferimento dei dati alle vendite fruibile e facilmente comprensibile.
Il rapporto di collaborazione di AGSM con il fornitore si avvale del costante modello di approccio all’interpretazione del perimetro normativo del contesto di riferimento, per una corretta introduzione di eventuali work flow operativi dedicati alle diverse funzioni.”

RISULTATI & VANTAGGI

“La centralizzazione delle operazioni e dei dati gestiti attraverso il gestionale RETI ha permesso gradualmente di ottimizzare il processo di fatturazione, potenziandone le prestazioni così da garantire ad AGSM un risparmio di tempo e costi, traducibile in un efficientamento delle risorse alle quali si è potuto di conseguenza assegnare altre attività fino ad allora non sufficentemente presidiate, garantendo in tal modo un miglioramento del servizio offerto a tutti gli stakeholders.
L’utilizzo del modulo Software di gestione del processo di fatturazione ha consentito di adempiere a quanto previsto dal contesto normativo, permettendo di avere una immediata disponibilità dei dati in un sistema centralizzato per il contesto della Distribuzione e della Vendita.
Tra i risultati individuati dall’introduzione della piattaforma nella gestione del processo di fatturazione, si colloca una gestione ottimizzata in termini di tempi, di costi e di risorse, ricollocabili in altri contesti operativi.
I processi di fatturazione e allocazione prevedono una gestione stabile e performante, abbattendo il continuo intervento di supporto operativo (help desk), garantendo una continuità di servizio. La consultazione dei dati di fatturazione risulta immediata e centralizzata rispetto ai dati di interesse, grazie ad un’interfaccia grafica dedicata, pertanto la gestione dei processi attraverso il prodotto Software RETI è risultata di facile fruibilità da parte degli operatori. L’introduzione della piattaforma RETI ha abbattuto i limiti temporali tra la scadenza e la liquidazione della fattura, mettendo il venditore in grado di avere un’immediata fruibilità del dato, senza bisogno di ulteriori specifiche da parte della società di distribuzione.
La gestione della fatturazione all’interno di RETI garantisce un unico punto di raccolta di tutti i servizi di Distribuzione (CTS, Bonus, Indennizzi, etc) centralizzando in questo modo le informazioni, riducendo il numero delle elaborazioni e dei documenti prodotti. Tutti gli aspetti legati alla centralizzazione delle funzioni all’interno di un unico applicativo, consentendo la gestione di tutta l’operatività senza il ricorso ad elaborazioni extra-sistema, comporta una diminuzione del rischio di introduzione di eventuali errori.
L’introduzione del Software RETI, considerato uno strumento specificatamente ingegnerizzato per svolgere attività di distribuzione e rivolto principalmente a società che le gestiscono, rappresenta quindi una dimostrazione che AGSM persegue un obiettivo che va oltre il mero rispetto degli adempimenti normativi, ma piuttosto è proiettata verso un efficientamento del mercato attraverso la messa a disposizione in tempo reale dei dati utili alle società di vendita ai fini dello svolgimento delle rispettive funzioni all’interno della filiera. Questa mission di AGSM abbraccia sicuramente gli orientamenti delle deliberazioni dell’AEEG che a loro volta recepiscono le esigenze manifestate dalle associazioni che intendono garantire e tutelare i consumatori.”

SVILUPPI FUTURI

“Attualmente tutti i processi legati alla fatturazione sono soggetti ad evoluzione e aggiornamento del Software RETI, tali da permettere una gestione sempre più performante dei dati nei tempi previsti dalle normative di riferimento. Il Software RETI include nella sua piattaforma un collegamento diretto in tempo reale con uno strumento di comunicazione evoluto col quale le società di vendita possono accedere autonomamente via web per la consultazione e il download dei dati. Questa caratteristica rappresenta un requisito fondamentale per il recepimento di alcune delibere che ne impongono l’implementazione alle società di distribuzione (ad es. delibera ARG/gas 65/2012). AGSM sta altresì predisponendo delle convenzioni EDI (Electronic Data Interchange) da sottoporre a tutte le società di vendita. Il Software permette anche un interfacciamento diretto con la Posta Elettronica Certificata, includendo in tal modo le funzionalità che permettono di assolvere agli obblighi normativi in materia di messa a disposizione dei dati previsti dall’Autorità. Il progetto più ambizioso e più evoluto, attualmente in fase di analisi e condivisione dei requisiti, nominato RETI Business Intelligence, vede impegnati AGSM e TERRANOVA nello sviluppo di una piattaforma che consentirà di fruire in modo immediato a dati aggregati in modo personalizzato a seconda delle esigenze organizzative. Questo “cruscotto direzionale” permetterà di trasmettere tali dati esponendoli in forma di grafico a più destinatari con frequenza personalizzabile, costituendo uno strumento preciso e costantemente aggiornato di controllo dei vari indicatori di performance.”